Par Vianney Goater, CEO de Deskare

Très souvent décrit comme un véritable couteau suisse de l’entreprise, parfois assimilé à tort à un(e) responsable des services généraux, un(e) comptable ou un(e) RH, l’Office Manager est surtout l’allié de la Direction de toute entreprise et le meilleur ami de tout salarié. Pourquoi ? Parce qu’il est là pour faciliter la vie de l’ensemble des collaborateurs et leur permettre de se consacrer sereinement à leurs tâches pour être productifs et bien dans leur vie professionnelle, dans un environnement où il fait bon travailler. Mais l’environnement justement, avec l’avènement du télétravail, a totalement changé. L’Office Manager est mort. Vive l’Office Manager 2.0 !

Le télétravail a bouleversé le rapport à l’humain et aux espaces au sein de l’entreprise

S’il y a une chose que la pandémie a bouleversée au cours des derniers mois (dernières années maintenant), c’est bien la manière de travailler des entreprises. Le travail dit “hybride” s’est imposé dans la plupart des entreprises. Mais au-delà de notre manière de travailler, le travail hybride a surtout révolutionné notre conception du bureau et son utilisation.

Ce passage massif au travail hybride a mis en lumière un lien très fort entre les espaces et l’humain : entre le bureau et le salarié. Il est désormais impossible de penser les ressources humaines d’une entreprise indépendamment de l’espace dans lequel ces ressources, les salariés, sont amenées à travailler, à se rencontrer, à collaborer. C’est ainsi que l’Office Management prend une dimension “workplace” plus poussée : le bureau n’est plus un lieu statique, mais un endroit amené à évoluer. C’est le nouveau challenge que rencontrent les Office Managers à présent, qui doivent veiller à la bonne organisation des bureaux en “présentiel” et en “remote”, et devenir le super héros de la culture hybride d’entreprise.

L’Office Manager data-driven, au centre du futur du travail

Initialement, ce rôle “couteau suisse”, comme se définissent beaucoup d’Office Managers, était destiné à décharger les fonctions de direction d’un bon nombre de tâches chronophages et techniques : gestion des services généraux, gestion et administration du personnel, communication interne et externe, ainsi que de l’événementiel.

Avec la crise et la fermeture totale des bureaux pendant les confinements successifs, le rôle de l’Office Manager s’est détaché de plus en plus de ses fonctions de pure administration de la vie quotidienne du bureau pour emboîter celui de garant de la culture de l’entreprise, à la fois dans et hors des murs de ce bureau. C’est ainsi que les Office Managers doivent à présent ajouter à leur casquette déjà bien chargée le rôle de Culture Managers, Happiness Managers, Employee Experience Manager… Des rôles qui traduisent leur lien indiscutable avec le pôle Ressources Humaines de l’entreprise et qui sont amenés à évoluer.

L’Office Manager devient de fait le symbole d’une culture : face à certaines startups qui clament la supériorité du modèle full-remote, avoir au sein de ses effectifs une personne dont le rôle est explicitement rattaché au lieu du bureau fait figure de résistance. Et pour cause : rejoindre une entreprise dotée d’un Office Manager, c’est s’assurer que la vie commune en physique n’est pas qu’un lointain souvenir ; c’est déjà imaginer les événements concrets qui forgent la culture d’une entreprise, et dont l’Office Manager est le garant. Qui dit bureau, dit moments d’équipe, dit culture : l’Office Manager est inévitablement amené à assumer une partie de la responsabilité de l’entreprise dans la culture qu’elle souhaite diffuser à ses équipes, via l’organisation du lieu qui permet cette culture mais pas uniquement.

Face à cette complexification croissante du poste, une chose peut aider au quotidien l’Office manager du futur : la donnée, fiable, tangible, sur ses opérations. Une donnée qui lui permet d’être efficace dans la gestion de ses espaces, et d’être concret dans l’engagement des collaborateurs. Sans cette donnée, le risque pour l’Office Manager 2.0 est d’être cantonné à des tâches administratives, qui ne représentent qu’une partie de son spectre désormais bien plus large.

Le lieu du bureau est amené à être réaménagé et redimensionné en fonction des besoins d’équipes désormais présentes à temps partiel, avec une consommation d’espaces qui évolue : moins de bureaux attribués, plus de convivialité et d’espaces partagés… Savoir attribuer justement les bons espaces aux bonnes équipes, dans des proportions économiques pour l’entreprise et adaptées aux aspirations des salariés, c’est le challenge que rencontrent les Office Managers 2.0.

Concilier culture, espaces de travail, qualité de vie au travail et question quotidienne de l’entreprise, c’est désormais la lourde tâche qu’attendent les entreprises de leur futur Office Manager, qui devront être plus multitâches (et mieux équipés) que jamais pour manager le changement. Utiliser à bon escient une donnée bien récupérée est essentiel pour ce métier passionnant et en pleine transformation !

Vianney Goater, CEO de Deskare

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