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La généralisation de la facture électronique interviendra pour toutes les entreprises assujetties à la TVA entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026. Alors que certains de nos voisins européens (Italie, Espagne) ont déjà mis en place cette démarche, toutes les entreprises françaises – de la TPE au grand groupe – vont devoir s’y conformer progressivement.
Cette réforme consiste à émettre, transmettre et recevoir des factures sous format électronique « e-invoicing » pour les entreprises assujettis à la TVA en France (BtoB). Pour les transactions avec des acteurs non assujettis à la TVA (BtoC) ou internationaux, les entreprises devront transmettre les données de transaction « e-reporting ». Toute entreprise devra utiliser soit l’une des plateformes privées et certifiées par l’Etat, soit le portail mis à disposition par l’Etat. Cette transition vers la facture électronique n’est pourtant pas une « simple » dématérialisation. Au sein des entreprises, elle va avoir de nombreux impacts.
Des avantages indéniables pour l’Administration et les entreprises
Pour l’Administration fiscale, cette réforme va permettre de fiabiliser les déclarations de TVA, d’automatiser les contrôles de bases de TVA et de limiter la fraude. L’Etat aura ainsi une parfaite connaissance de l’activité économique des entreprises !
La facturation électronique va également améliorer plusieurs processus internes au sein des entreprises. Au-delà de la mise en conformité réglementaire, elle va contribuer à réduire les coûts de traitement grâce à l’automatisation et à augmenter la traçabilité de l’ensemble des factures envoyées et reçues. En matière d’audit des comptes, la piste d’audit fiable, qui consiste à décrire le processus de traitement des factures, ne sera plus qu’une simple formalité grâce au partage des statuts de traitement.
Au sein des services comptabilité et achats, cette mesure va aussi encourager, à marche forcée, la réduction des délais de traitement et de paiement des factures. Il ne sera plus possible de « perdre » une facture, d’avoir eu des problèmes de réception ou de transmission… Tout sera consigné et enregistré dans un outil dématérialisé. L’Etat sera aussi plus vigilant quant aux délais de paiement fournisseurs. Un moyen concret pour fluidifier les relations avec ses partenaires et sous-traitants !
Le comptable, un nouveau pilote de la gestion de trésorerie ?
Cette automatisation va directement impacter les fonctions comptables. Une partie de leurs métiers qui consiste à gérer les factures papiers va disparaître. Elles vont évoluer vers des tâches moins répétitives et à plus forte valeur ajoutée. Dans les prochaines années, les entreprises vont ainsi être confrontées à la gestion de carrière de ces fonctions, dont le métier va se transformer. Vers quelles fonctions peuvent évoluer les comptables impactés par cette nouvelles réglementation (comptables clients, fournisseurs, trésorerie) ?
Les entreprises pourraient notamment répercuter cette charge administrative en baisse en les faisant évoluer vers de nouvelles fonctions au sein de la direction financière. En effet, grâce à la généralisation de la facturation électronique, les Directions Financières vont possiblement accéder à de nouveaux outils et à de nouvelles possibilités pour améliorer la gestion de leur trésorerie et optimiser les prévisionnels de trésorerie (BFR), paiements anticipés et négociation d’escomptes, , , etc.- avec à la clé de nouvelles fonctions ! Pour réussir cette transformation, elles devront être accompagnées pour se familiariser avec un nouvel outil, de nouveaux processus, dessiner les nouveaux métiers qui découlent de cette transformation et les accompagner dans la conduite du changement auprès des collaborateurs impactés. Un chantier que les ressources humaines doivent anticiper.
2024/2026 n’est pas la bonne échéance !
Cette démarche comporte deux aspects : l’envoi des factures clients et la réception des factures fournisseurs. Pour ce second volet, les entreprises doivent s’outiller afin de pouvoir gérer l’ensemble des flux dans leur ERP dès 2024. Elles doivent donc anticiper cette transition dès maintenant pour leurs équipes mais aussi pour éviter d’être confrontées à la surcharge des éditeurs.
De nombreux éléments doivent être définis avant de sélectionner son éditeur ou de faire migrer un outil de dématérialisation obsolète. Pour cela, il demeure indispensable de mettre en place un groupe de travail qui va définir les objectifs du projet, réaliser un diagnostic de son organisation et établir une feuille de route avec les processus cibles. A l’issue de ce processus, il sera important de porter une attention particulière au choix de la solution : l’entreprise doit être certaine que l’éditeur obtiendra la certification délivrée par l’Etat. Enfin, le déploiement nécessitera un accompagnement des utilisateurs et une optimisation progressive des processus.
La facturation électronique concernera toutes les entreprises à l’horizon 2026. Sa mise en œuvre nécessite une approche au cas par cas des métiers, des outils ainsi que des processus, avec en toile de fond une nécessaire conduite du changement. Tout un écosystème à transformer !
Mathilde Jounot, Senior Manager expertise comptable
Mathias Crottereau, Manager conseil finance
Aurélie Crusson, Manager conseil finance
RSM, 6ème réseau mondial d’audit et conseil
