Mandarine Academy accompagne la transformation digitale des entreprises ! Formations, conseils par des professionnels et outils digitaux à disposition, elle vous donne les clés pour atteindre vos objectifs. Créée en 2008 par Laurent Maurer, elle ne compte pas moins de 1 000 000 utilisateurs et plus de 5 000 contenus. Mandarine Academy a déjà accompagné plus de 3 000 PME vers les nouvelles technologies et leurs transformations digitales. Entretien avec Laurent Maurer, fondateur de Mandarine Academy.

Quels outils utiliser pour recréer du lien entre les collaborateurs et fluidifier les échanges ?

Laurent Maurer : Au-delà de l’outillage mis à disposition dans les organisations, permettant la fluidification des échanges, il est important de bien identifier les types d’échanges dont on parle : la première catégorie d’échanges attendue par une grande majorité des salariés est de l’ordre purement humain. L’effet de levier dans l’approche interpersonnelle est indéniablement indispensable : qu’il s’agisse d’échanges initiés dans le cadre d’un travail ou simplement pour créer un lien social, la communication audio et visuelle favorise à la fois la santé mentale des salariés, maintient un cadre d’appartenance à une équipe ou une entreprise, mais également facilite la transmission d’informations dans un contexte purement professionnel. C’est donc par les outils de visioconférence que le lien entre les collaborateurs va pouvoir être maintenu, encore faut-il que les pratiques soient harmonisées et les usages soient bien maîtrisés.

La seconde catégorie d’échanges est très pratico-pratique : produire quelque chose avec les participants, dans une équipe projet ou transverse. C’est avec le contexte de la mobilité et la distance géographique que ces tâches peuvent s’avérer complexes à réaliser dans la fluidité. Avec des hubs de collaboration regroupant des outils de stockage, d’édition et de partage accessibles via internet, il est désormais possible de lancer des échanges productifs dont la préparation, la production et le suivi peuvent être fait très facilement.

Les solutions hébergées dans le cloud permettent de faciliter les échanges, que cela soit entre salariés mais aussi avec des acteurs externes que cela soit des partenaires, des fournisseurs ou des clients. On retrouve des outils comme Microsoft Teams permettant de faire de la visioconférence mais aussi de travailler de façon collaborative en coéditant et en partageant simplement des documents. Ce type d’outil on les retrouve aussi dans la suite Google Workplace ou Slack racheté récemment par SalesForce. Mais aussi des solutions françaises comme Whaller.

De nouveaux outils émergent pour faciliter la réflexion, le partage d’idées et le travail en commun comme la solution Klaxon avec des tableaux blancs et des suivis de projets. Au-delà des outils collaboratifs les entreprises ont accéléré leur transformation digitale en donnant accès à des outils de CRM mais aussi d’ERP facilement accessible à distance.

Quelles solutions pour les entreprises dont les salariés sont isolés ?

Mais les outils ne font pas tout car l’humain et au cœur de la transformation digital. 16 % des salariés sont considérés en posture d’illectronisme, au bureau quand on ne comprend pas quelque chose on demande au collègue proche de soi, à distance la relation n’est pas immédiatement Le premier facteur d’instabilité psycho-social en entreprise est l’isolation. En plus de la distanciation géographique qui pèse sur le moral, la sensation de ne pas faire partie d’un groupe (exclusion sociale) renforce le sentiment d’isolation.

Les solutions numériques ne remplaceront jamais la chaleur de la relation humaine, mais quelques bonnes pratiques permettent d’en réduire les effets. La place du manager est prépondérante au bon fonctionnement de ces pratiques.

Toutes ces pistes d’inclusion sociale nécessitent une révision importante des méthodes de travail, notamment dans les environnements de travail hybride : la transmissions des informations ne peut plus dépendre d’un emplacement géographique et doit tenir compte de la variable mobilité.

Quelles sont les formations mises en place pour aider les salariés à s’adapter aux nouveaux usages ?

Nous avons mis en place des formations, a distances animées par des formateurs qui permettent de prendre en compte les usages des outils mais aussi les bonnes pratiques, ses formations sont d’un format court, moins d’une heure pour permettre une concentration dans les échanges la plus importante. Du fait des évènements Covid, les salariés se sont retrouvé à suivre une multitude de réunion en webconférence qui sont souvent avec des messages très descendants, afin de donner un bol d’air nous avons conçu des ateliers très participatifs en utilisant des outils comme Klaxoon pour montrer que la formation peut être un moment d’échange, de partage et d’entre aides entre participants. Nous pratiquons l’animation de formations en visioconférence depuis 13 ans avec plus de 40 000 apprenants par an et nous aussi comme dans tous les métiers nous avons du revoir nos modèles de formations pour s’adapter aux contraintes technique et humaine.

A l’heure où le télétravail se généralise, quels sont les enjeux pour les entreprises ?

Les salariés essayent de trouver des solutions par eux-même pour pallier aux besoins du travail à distance, et cela engendre des failles de sécurités ainsi que des problèmes d’harmonisation (pratiques, compatibilités etc.). C’est ce que l’on appelle le Shadow IT. Ce fléau est ressenti par les équipes DSI comme un enjeu technique important. L’accompagnement de Mandarine Academy tient compte de cet enjeu pour proposer justement des solutions de sensibilisation à la cybersécurité, ainsi que pour lutter contre l’illectronisme.

Dans quelles entreprises la formation certifiante télétravail peut être demandée ?

Les premières demandes sont venues de grand groupe et de collectivités, mais l’enjeu se situe plus au niveau des collaborateurs de PME. Les collaborateurs de PME cherchent par eux même à se former. La certification au-delà de la reconnaissance est un bon outil permettant aux collaborateurs d’améliorer l’estime de soi, d’augmenter la performance et se différencier sur le marché de l’emploi.

Pour les employeurs, le système de certification est un levier indispensable pour les managers et les services RH : Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences, suivi de l’employabilité des salariés et agents, indication sur la performance des équipes, etc.

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