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Il n’y a pas besoin de définition ici, presque tout le monde connaît les calendriers et sait comment les utiliser. Que vous soyez une personne occupée à un poste à responsabilité ou un employé qui travaille avec des clients et assiste régulièrement à des réunions. Les calendriers sont toujours utiles pour être à l’heure et ne pas oublier les rendez-vous importants. Cependant, comment utiliser les calendriers pour atteindre des objectifs personnels et professionnels ? Voici quelques conseils.
Utiliser des calendriers numériques et analogiques
Oui, nous sommes à l’ère de la numérisation et de nombreuses tâches sont plus faciles à réaliser numériquement que physiquement. Toutefois, lorsqu’il s’agit de calendriers, il est préférable de ne pas laisser de traces. Oui, les calendriers numériques peuvent vous rappeler automatiquement quelques minutes avant chaque réunion afin que vous ne soyez pas pris par surprise et que vous puissiez vous préparer, mais les calendriers physiques sont tout simplement un classique immortel dans chaque bureau, vous permettant de garder vos tâches, activités et réunions visibles à tout moment.
Même s’il n’y a pas d’internet, si l’ordinateur est en panne ou si vous n’avez pas eu le temps d’y accéder lors d’un appel téléphonique rapide, avoir des calendriers imprimés est simplement adéquat pour toutes les occasions.
Donnez à chaque horaire une couleur différente
Avez-vous déjà vu comment Google Agenda, par exemple, attribue des couleurs différentes à vos rendez-vous dans différents domaines – comme l’école, le travail ou la famille ? Bien sûr, vous pouvez utiliser la même astuce pour votre calendrier imprimé. Il suffit d’utiliser des post-it, des surligneurs, des marqueurs ou des stylos de couleurs différentes pour séparer vos différents domaines de vie dans votre agenda.
Le fait de coder les différents horaires avec des couleurs différentes vous permet également d’avoir un aperçu rapide du temps que vous passez dans tel ou tel domaine. Par exemple, si vous avez choisi le rouge pour le travail et le bleu pour tout ce qui est privé, il devient rapidement évident que l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée pourrait être amélioré si vous avez une forte lueur rouge la plupart des soirs.
Utilisez des calendriers quotidiens, hebdomadaires et mensuels
Qui a dit que vous deviez choisir un seul type de calendrier ? Vous pouvez tout aussi bien utiliser une combinaison de plusieurs planificateurs mensuels, hebdomadaires et quotidiens, puis déterminer progressivement quel type de calendrier convient le mieux à quoi – après tout, il est important d’enregistrer les tâches à long et à court terme en conséquence. De même, vos rendez-vous quotidiens seront très différents de vos objectifs mensuels, par exemple. Par exemple, une entrée pour lundi prochain pourrait être « entraînement de 30 minutes », mais l’objectif pour le mois suivant pourrait être « courir 5 kilomètres d’affilée ».
Le fait de disposer de plusieurs calendriers avec des objectifs colorés et d’une bonne structure organisationnelle contribue également à favoriser la productivité au bureau. Vous pouvez ainsi passer d’une tâche à l’autre ou savoir quand vous pouvez faire une petite pause.
Partagez votre calendrier avec vos collègues
Les calendriers peuvent être très personnels, mais si vous travaillez avec d’autres personnes sur un même projet, ils peuvent aussi être essentiels pour coordonner les tâches, les partenaires et les collègues. Par exemple, vous et vos partenaires commerciaux pouvez l’utiliser pour mettre en place un nouveau plan marketing, ou vous pouvez travailler avec des collaborateurs externes sur des sous-tâches pour un projet à venir avec une date limite.
Il est important que chacun puisse réellement travailler sur le calendrier – non seulement pour saisir des éléments, mais aussi pour le construire et le concevoir depuis le début. N’oubliez pas de planifier, tout comme vos collègues, le temps dont ils ont besoin quotidiennement pour les activités non sensibles au temps, comme répondre aux e-mails, les activités organisationnelles et les réunions directes avec les collègues de votre équipe.
Il est essentiel d’identifier les personnes avec lesquelles vous partagez un objectif commun afin de pouvoir déléguer, prendre en charge et réaliser des activités et des tâches. Tout cela est possible grâce à la discipline, l’organisation et la définition de priorités. Alors, qu’est-ce que vous attendez ? Commencez à tirer le meilleur parti des calendriers !
