A la suite de votre processus de recrutement, vous avez trouvé votre collaborateur idéal. Il vous faut maintenant l’embaucher ! Or, embaucher un nouveau salarié est synonyme de formalités administratives. Contrat de travail, déclaration d’embauche du salarié, visite médicale ou encore fiche de paie : pour recruter sereinement, mieux vaut les connaître. Retrouvez dans cet article les principales démarches à accomplir pour finaliser votre recrutement et le sécuriser juridiquement.
Celle-ci doit être transmise à l’Urssaf (ou à la MSA pour le régime agricole) dont dépend l'établissement où travaille le salarié dans les 8 jours avant son arrivée.
Pour cela, il suffit de vous rendre sur les sites habituels : declaration-embauche.net ; site de l’Urssaf ou de la MSA.
S’il s’agit de votre première embauche, vous devrez tout d’abord créer votre compte employeur sur le site de l’Urssaf, de la MSA ou de declaration-embauche.net.
Une fois la DPAE effectuée, remettez à votre nouveau collaborateur une copie de l’accusé de réception.
Pourquoi devez-vous effectuer une déclaration préalable à l‘embauche ?
Attention, l’absence de DPAE est sanctionnée et peut même constituer un délit de travail dissimulé si celle-ci est intentionnelle.
La DPAE ne s’applique pas aux conventions de stage.
A noter : la déclaration peut être effectuée via le TESE (titre emploi-services entreprise) destiné à simplifier les formalités sociales liées à l'emploi de salariés.
Si votre entreprise compte 50 salariés au moins, vous devez informer l’administration sociale (Urssaf ou MSA) des recrutements réalisés. Il s’agit de lui transmettre un relevé mensuel des contrats conclus et rompus.
La DMMO s’effectue via la déclaration sociale nominative (DSN).
Un CDI à temps plein n’a pas l’obligation d’être conclu à l’écrit sauf disposition contraire de la convention collective applicable.
Toutefois, il est vivement recommandé d’en établir un car il permet de préciser les éléments essentiels de votre relation de travail : rémunération, période d’essai, durée du travail, qualification, attributions du salarié, convention collective applicable etc.
Attention, vous avez l’obligation de fournir un contrat de travail écrit et respectant un formalisme bien précis notamment pour :
Si vous vous apprêtez à réaliser votre première embauche, vous devez contacter les caisses de prévoyance afin de les informer de votre volonté de mettre en place la retraite complémentaire.
Vous devez ainsi connaître :
Ces informations sont indispensables pour établir la fiche de paie et pour déclarer votre salarié DSN.
Vous devrez ensuite affilier chaque nouvel embauché auprès de la caisse de retraite donc dépend votre entreprise.
Le registre unique du personnel doit être ouvert dès la première embauche, y compris d’un stagiaire.
Ce registre récapitule :
Ensuite, chaque salarié nouvellement embauché devra y être inscrit. Le registre unique peut être tenu aussi bien de manière dématérialisée ou sur papier.
En plus de la DPAE, vous devez informer l’inspection du travail de votre première embauche par lettre recommandée avec AR dans les 8 jours suivant celle-ci.
Cette obligation s’applique également :
Lorsque vous prévoyez d‘embaucher, vous devez adhérer à service de santé au travail (SST) pour accomplir vos obligations en matière de visites médicales.
Il vous faudra organiser la visite d’information et de prévention (VIP) de votre salarié dans les 3 mois suivant la prise de poste. Cette VIP devra avoir lieu pour chaque nouvel embauché.
Qui dit embauche d’un collaborateur, dit production d’une fiche de paie ! En effet, vous devez obligatoirement fournir un bulletin de salaire à votre salarié et cela quel que soit le type de contrat (CDI, CDD, contrat d’alternance etc.)
La fiche de paie récapitule toutes les informations indispensables. En effet, la rémunération que perçoit le salarié n’est pas le salaire brut affiché en haut de bulletin, mais bien le salaire net après prélèvement à la source et déduction des cotisations et contributions sociales. Il existe des simulateurs efficaces pour calculer facilement le salaire de brut en net et vous aider ainsi à fixer la rémunération de vos nouveaux embauchés.
La fiche de paie est remise de manière dématérialisée, sauf désaccord exprès du salarié. Celle-ci, sous format papier ou électronique, doit obligatoirement être conservée 5 ans par l’employeur.
Votre travail ne s’arrête pas là, une fois la fiche de paie remise au salarié, vous devez gérer la déclaration sociale nominative. La DSN est de deux types :
La DSN doit être transmise :
Vous êtes maintenant prêt pour accueillir votre nouvel embauché !
Aurore R.