Il accompagne les acteurs opérationnels dans le développement de leurs performances tout en étant le «garde-fou» de l'entreprise. Il s'agit du processus par lequel le dirigeant s’assure que les ressources sont utilisées avec efficacité (par rapport aux objectifs), efficience (par rapport aux moyens employés) et pertinence pour réaliser les objectifs.
Le contrôle de gestion a en effet pour mission de vérifier la bonne adéquation entre les stratégies définies avec les performances réalisées. Il contrôle, mesure et analyse une activité, une organisation, un service, un marché, un produit, un client. Les résultats obtenus sont présentés sous forme de tableaux de bord synthétiques à partir desquels identifier les axes d'amélioration possibles proposant les moyens pour les atteindre.
Pour cela, le contrôle de gestion doit être clairement positionné comme l'interface entre les services opérationnels (acteurs du terrain) et les services fonctionnels (acteurs d'aide aux opérationnels). Cela nécessite de la part du contrôle de gestion une très bonne connaissance des différents métiers de l'entreprise, un sens développé du relationnel et de la communication avec les acteurs de l'entreprise.
En effet, le contrôle de gestion ne peut se contenter de réceptionner les informations dont il a besoin. Il lui faut également s'assurer que cette information soit complète et de qualité.
- contribuer à la définition de la stratégie ;
- suivre la mise en œuvre de la stratégie ;
- préparer l’allocation des ressources en conformité avec les objectifs à court terme et les objectifs stratégiques ;
- mesurer les performances ;
- piloter l’activité et prendre les actions correctrices.
Le contrôle de gestion doit être présent à tous les niveaux et dans toutes les fonctions avec deux buts principaux :
- permettre à chaque manager de piloter son unité de gestion pour prévoir et programmer des moyens et des étapes, contrôler les performances et réagir ;
- permettre à chaque manager de présenter les résultats qu’il a obtenus, les décisions qu’il a prises, l’objectif vers lequel il se dirige.
Le processus de contrôle est donc indissociable de la gestion de l'entreprise, il aide à la formalisation des phases d'activité en insistant sur l'aménagement des moments de réflexion/prévision qui permettent de choisir les meilleurs plans d'action. La mise en place d'un contrôle de gestion se fait grâce à l'utilisation d'outils divers notamment les plans à long et moyen terme, les études économiques ponctuelles, les statistiques extracomptables, la comptabilité générale et la comptabilité analytique, la technique des ratios, les tableaux de bord.
Aujourd'hui, les décideurs ne demandent pas seulement au contrôle de gestion de calculer les coûts et de mesurer les résultats a posteriori mais de suivre en permanence la performance de l’ensemble des activités pour aider en temps réel les prises de décision tout au long du processus stratégique et opérationnel.
Mettre en place le contrôle de gestion implique de penser son organisation administrative et son système d’information (CRM, logiciel comptable...), pour récupérer rapidement les informations nécessaires et les traiter.
Les différents outils généralement mis en place par le contrôle de gestion sont :
- un reporting sous forme d'indicateurs clés ;
- des tableaux de bord dont la fréquence varie en fonction des besoins et des activités ;
- l'élaboration d'objectifs annuels révisables en cours d'année ;
- un business plan mobile sur 3 ans ;
- le calcul des coûts de revient des produits et des services proposés, des différents processus internes.
Dans les PME, les tâches et les services ne sont pas toujours clairement isolés. Les membres sont plus polyvalents car les moyens sont limités. Les participants communiquent directement entre eux de manière informelle.
La structure souvent floue s'adapte aux évolutions de l'entreprise. Le dirigeant est le décideur principal. Son style de commandement est prépondérant pour orienter le mode de fonctionnement et de gestion de l'entreprise, l'importance du contrôle et de la délégation des pouvoirs. Le rôle du contrôle de gestion dans une PME est pourtant identique et tout aussi important que dans une entreprise plus grande. Les outils et les procédures du contrôle de gestion lui sont applicables, à condition de respecter ses spécificités.
La position dans l'organigramme est ainsi fonction du nombre de personnes et des services mis en place :
- le comptable chargé de la comptabilité générale et analytique qui élabore les budgets et utilise les techniques du contrôle,
-·le dirigeant si l'entité est petite ou s'il souhaite coordonner et suivre lui-même les activités.