À l’aube de la dématérialisation dont les contours se définissent péniblement ces dernières années, très peu de structures peuvent se targuer d’avoir réussi un « projet Zéro Papier » (combien s’y sont vraiment essayées ?).
Archiveco, l'un des leaders français de la gestion documentaire, accompagne les entreprises et collectivités dans leur stratégie d’archivage et de gestion des données, qu’elles soient physiques ou numériques.
- La première serait de conserver ces montagnes de documents au sein même de ses locaux. Une solution évitant ainsi à l’entreprise de faire appel à un énième prestataire et d’autogérer ses flux d’informations, dans le cas d’une politique interne d’archivage bien établie. Coût élevé, manque de sécurité et d’entretien, perte de temps dans l’accès à l’information… ce choix présenterait différents inconvénients, susceptibles de refroidir un bon nombre d’entreprises.
- La deuxième solution serait d’externaliser ses principaux flux documentaires vers un prestataire spécialisé. En fonction du besoin, ce dernier pourra traiter, numériser, analyser la complétude et la conformité de ces données externalisées, tout en assurant leur sécurité et une accessibilité contrôlée. Flexibilité accrue, rapidité d’accès à l’information recherchée et économies d’espace, entre autres, viennent conforter les entreprises dans ce choix de l’externalisation.
Bien trop souvent, les entreprises se rendent compte du travail à accomplir une fois la gestion des informations étant devenue incontrôlable. D’autres anticipent convenablement ce besoin en adoptant des politiques de gestion documentaire adéquates ou choisissant l’accompagnement par un tiers-archiveur, leur permettant ainsi de se concentrer sur leur cœur de métier et de réaliser des économies.
La société s’est également spécialisée dans la gestion des processus internes avec son offre de BPO (Business Process Outsourcing), offrant aux entreprises la possibilité de dématérialiser la gestion leurs flux documentaires. Ces dernières peuvent ainsi externaliser la gestion de leur courrier par exemple, ou encore celle des notes de frais du personnel, des dossiers de prêt pour les banques, etc.