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Management : l'art de piloter ses équipes à distance

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A l’heure de la révolution numérique, le travail est devenu de plus en plus nomade dans les entreprises de toutes tailles. On ne compte plus les solutions innovantes qui permettent de piloter et de faire travailler ses équipes à distance. Une révolution est en marche !

Le management à distance s’installe dans les entreprises et administrations comme une pratique habituelle du fait de plusieurs

évolutions organisationnelles : le développement de la transversalité qui décloisonne les structures et apporte de la fluidité aux modes de fonctionnement, la logique de concentration-décentralisation qui vise à réaliser des économies d’échelle, la révolution numérique qui offre des outils collaboratifs permettant de s’affranchir du temps et de l’espace.

 

Le management à distance connait donc un essor considérable avec le télétravail qui va se poursuivre, puisque 50% des emplois seront télétravaillables à l’horizon 2030.

 

De nouvelles méthodes de travail

 

Le travail à distance concerne désormais la plupart des entreprises françaises dans tous les secteurs. Plusieurs raisons expliquent ce phénomène. Premièrement, la mondialisation de l’économie, boostée par les nouvelles technologies de l’information et de la communication. Deuxièmement, le télétravail qui va concerner au minima 25 % des effectifs dans les prochaines années sur des contrats temps à négocier selon les profils.

 

Troisièmement, le regroupement des structures (fusion, mutualisation,...) qui entraîne le pilotage par un seul manager de plusieurs sites géographiques. Enfin, quatrièmement, le développement des missions transversales qui peut, selon les cas, se gérer par le pilotage d’un projet ou s’accomplir dans le cadre d’une activité plus pérenne.

 

Vers un management à distance

 

Résultat, les managers doivent s’organiser et apprendre à travailler autrement avec leurs équipes. La cohésion d’une équipe à distance se construit déjà dans la cohérence de son système d’organisation. Il n’y a pas de performance possible sans règles du jeu et sans automatisme.

 

L’organisation doit devenir une responsabilité partagée. Pour cela, le manager doit créer les conditions d’une nouvelle méthode de travail constructive et partagée. Les sujets ne manquent pas : préparation, contenu et suivi des réunions, briefing téléphonique, gestion de la documentation, mise à jour de l’agenda partagé, coordination, adaptation des procédures...

 

De nouveaux outils connectés

 

Heureusement, de nouveaux outils ultra connectés ont été développés pour aider les managers à piloter leurs collaborateurs à distance. La nécessité d’avoir accès aux informations partout et à tout moment, décuplée par l’ère du numérique, fait que nos smartphones, tablettes et autres condensés technologiques sont devenus des outils de travail indispensables dans tous les domaines d’activité.

 

Industrie, BTP, immobilier, énergies, ingénierie, maintenance... aujourd’hui, tous les secteurs font appel à ces nouveaux outils qui permettent de contrôler, diriger et optimiser le travail de ses équipes à distance.

 

Des équipements devenus nomades

 

S’ils étaient initialement destinés à des catégories bien spécifiques (techniciens de maintenance, forces de ventes), les appareils nomades équipent à l’heure actuelle l’ensemble des managers, cadres et collaborateurs d’une entreprise. En effet, si l’employé nomade, présent sur le terrain, doit toujours préparer et réaliser ses interventions, son responsable doit quant à lui assurer le pilotage des activités de ses équipes.

 

De nombreuses déclinaisons

 

Ainsi, les déclinaisons sont nombreuses : le responsable commercial pourra constater le travail de ses équipes depuis sa tablette, grâce aux applications de géolocalisation ; de même, l’entrepreneur en transport routier pourra contrôler ses conducteurs, ses livraisons, au mètre ou à la minute près et pourra donc optimiser en temps réel leur rendement.

 

Les chargés de ressources humaines quant à eux pourront sans problème effectuer leurs évaluations annuelles sur supports mobiles et l’on peut bien entendu décliner ces utilisations à tous les services des entreprises s’inscrivant dans cette démarche de digitalisation.

 

Miser sur les outils collaboratifs

 

Outils de gestion de projet, logiciel de messagerie, CRM, réseau social interne, réunions en ligne... Ne lésinez pas sur l’utilisation d’outils collaboratifs. Ces derniers aident à maintenir un lien cohérent entre les différents membres de votre équipe. Ils évitent d’encombrer les boîtes mails des collaborateurs et permettent de partager des documents, en les corrigeant à distance en temps réel.

 

Vous pouvez également réaliser vos réunions n’importe où grâce à des applications complètes et faciles à utiliser, disponibles pour Android, iOS, Mac et Windows. Les réunions et les messageries instantanées sont synchronisées en permanence. Vous pouvez rejoindre une réunion depuis n’importe quel appareil, puis basculer en toute fluidité entre différents appareils à tout moment, même au milieu d’une réunion.

 

Chez Alstom, l’e-mail et les écrits ont d’ailleurs été supplantés par les solutions de « tchatting », webconférence et téléprésence : « Se voir permet de ne pas dénaturer le message, de maîtriser forme et fond et de percevoir l’informel », détaille David Briggs, d’Alstom Transport, qui programme même la disparition des écrits « synonymes de paupérisation des messages ». 

 

Le cloud, une solution sécure

 

En dehors des smartphones, tablettes, ordinateurs et logiciels collaboratifs, d’autres technologies permettent d’améliorer un peu plus encore la mobilité dans l’entreprise. C’est le cas du cloud notamment, qui propose aux salariés d’accéder aux logiciels et applications directement à partir d’Internet, «dans le nuage».

 

Avant de passer le cap du cloud, plusieurs options sont offertes aux dirigeants et DSI. Il est possible d’administrer en interne le réseau ou d’en conf ier la maintenance et la gestion à un prestataire.

 

 

Le fameux réseau virtuel privé

 

Le VPN (réseau virtuel privé) constitue une solution efficace pour assurer les communications en VoIP et les échanges 

d’informations entre différents sites d’une même entreprise. La technologie assure la connexion entre les utilisateurs, distants les uns des autres, et un serveur.

 

Un moyen de plus pour permettre aux salariés d’accéder directement au réseau de l’entreprise. Le VPN repose sur le canal Internet. Il est donc primordial d’évaluer correctement ses besoins en bande passante pour prendre en charge correctement les communications et de prendre toutes les précautions qui s’imposent en termes de sécurité.

 

Combiner productivité et innovation

 

Télétravail et travail nomade s’imposent aujourd’hui comme une évolution inévitable et irréversible de la société et du rapport au travail, ainsi qu’une réelle opportunité pour l’entreprise de combiner productivité et innovation, rentabilité et agilité.

 

Patrick Storhaye, qui a signé chez Dunod un ouvrage sur le management du travail à distance est sur la même ligne : « Ce type d’organisation n’exige pas d’aptitudes particulières, mais introduit un degré d’exigence supplémentaire dans la définition des enjeux et des objectifs d’une mission. »

 

Il est clair que dans l’entreprise d’aujourd’hui, il faut désormais repenser le travail et son organisation dans une optique nouvelle où les travailleurs nomades prennent désormais toute leur place. 

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