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À l’origine de problèmes de trésorerie, les impayés sont courants dans bien des activités commerciales. D’autant que leur gestion est chronophage et leur impact sur la marge bénéficiaire important. D’où l’intérêt d’optimiser à la fois la prévention et le recouvrement.
Dans le cadre de son activité, toute entreprise a un jour ou l’autre affaire à un client qui tarde à payer ses factures. Pour faire face à ce type d’événement, elle doit mettre en place une procédure de gestion des impayés. Évidemment, il est primordial de commencer par trouver une solution à l’amiable avec le client avant de poursuivre le recouvrement par voie judiciaire.
Non seulement un accord à l’amiable fait gagner du temps mais il préserve également les rapports entre l’entreprise et son client, notamment lorsque ce dernier traverse une période délicate. Toutefois, dans certains cas (un client de mauvaise foi), mieux vaut ne pas hésiter à user de tous les moyens possibles pour assurer le recouvrement des créances le plus rapidement possible et par voie judiciaire en cas de nécessité. Voici donc les principales mesures possibles pour faire face aux impayés.
La relance clients
En cas de retard de paiement, la première mesure à mettre en œuvre est une relance des clients. Généralement, deux niveaux de relance peuvent être mis en place :
– une première relance pour indiquer que la créance n’est pas payée et qu’il convient de la régler,
– une seconde relance lorsque la première relance n’a eu aucun effet, qui indique que l’entreprise va procéder à une mise en demeure en l’absence de règlement dans un délai fixé.
Ces relances clients peuvent être envoyées par mail ou par courrier simple.
Avant d’entamer une procédure, il est nécessaire d’avoir épuisé tous les recours amiables (envoi de lettres sous toutes formes, d’appels téléphoniques ou de toute autre démarche auprès du débiteur pour l’amener à payer volontairement sa dette).
À ce stade, le créancier peut proposer :
– un report de l’échéance de la créance,
– une cession de créance, notamment à une société d’affacturage,
– un règlement partiel de la dette,
– la cession d’un bien en paiement de la dette.
Il est également possible de mandater une société de recouvrement pour effectuer des démarches dans le cadre d’un mandat de recouvrement amiable de créance pour le compte d’autrui.
En cas d’échec de ces tentatives, il faut se résoudre à sommer le débiteur de s’exécuter en lui délivrant une mise en demeure de payer.
La mise en demeure
Lorsque les relances n’ont eu aucun effet, l’entreprise peut envoyer une mise en demeure au client. La mise en demeure est l’action qui permet de constater l’impayé ou le retard de paiement. Cette mise en demeure doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre recommandée électronique avec accusé de réception. Surtout, elle constitue le point de départ des intérêts de retard dus par le débiteur.
Les procédures de recouvrement
Lorsque les relances clients et la mise en demeure sont restées sans effet, l’entreprise doit s’orienter vers une des procédures de recouvrement suivantes :
– la procédure d’injonction de payer. L’injonction de payer est une procédure de recouvrement judiciaire rapide au coût relativement faible, 40 € environ. Une demande d’injonction de payer doit être envoyée au greffe du tribunal du domicile du débiteur. La copie de la mise en demeure doit notamment être transmise avec la demande. Si celle-ci est complète et validée, le juge du tribunal fait parvenir à l’entreprise une ordonnance d’injonction de payer qu’il faut transmettre à un huissier de justice. En l’absence d’opposition, l’entreprise peut même bénéficier d’un titre exécutoire qui permet d’effectuer une saisie.
– la procédure d’assignation en paiement. La procédure d’assignation en paiement est plus longue et coûteuse que l’injonction de payer puisque le créancier cite le débiteur à comparaître devant le juge, dans l’espoir d’obtenir la condamnation du débiteur à payer. Le juge peut décider d’accorder un titre exécutoire au créancier. Cette procédure nécessite l’intervention d’un avocat.
– la procédure de référé-provision. La procédure de référé-provision consiste également pour le créancier à envoyer au débiteur une assignation à comparaître devant le juge et à demander le versement d’une provision. Le juge décide du versement ou non de la provision selon les éléments dont il dispose. Il s’agit d’une procédure à utiliser de préférence lorsque les clients sont en difficulté financière.
Mesures d’exécution forcée
Il s’agit d’obtenir le paiement forcé de la dette. Cela suppose que l’entreprise soit munie d’un titre exécutoire constatant une créance liquide et exigible (créance dont le montant est déterminé et qui est arrivée à échéance). À défaut, il lui faut au préalable obtenir en justice la condamnation du débiteur au paiement des sommes dues.
Cela peut être acquis via une assignation en paiement, une procédure d’injonction de payer ou bien une action en référé-provision (en cas d’urgence). Muni de son titre exécutoire, l’entreprise peut recourir aux différents procédés de saisies à sa disposition : la saisie-vente et la saisie-attribution.
Quels montants peut-on réclamer ?
Une créance devient impayée dès lors qu’elle n’a pas été réglée à son échéance exacte initialement convenue, même si elle n’excède qu’un seul jour retard, alors que cette dernière est incontestablement certaine, liquide et exigible.
Le débiteur peut donc être amené à payer les montants suivants :
1. La somme en principal, la somme due au jour de son échéance telle qu’elle a été convenue initialement par les parties.
2. Les intérêts (conventionnels et/ou légaux).
3. La clause pénale, les indemnités contractuelles et les pénalités de retard, fixés librement par les parties dans les conditions générales de vente.
4. Les frais accessoires et les débours, c’est-à-dire tous les frais consécutifs au recouvrement de la créance.
Procédure d’urgence
L’action en référé est une procédure rapide qui permet de s’assurer du recouvrement de la créance, lorsque celle-ci n’est pas contestable. Le référé peut être utilisé devant toutes les juridictions : tribunal d’Instance, tribunal de Commerce, conseil de prud’hommes, tribunal de Grande Instance, tribunal administratif. Toutefois, cette procédure ne permet pas d’obtenir la conversion d’une mesure conservatoire en sûreté définitive.
Comment prévenir les impayés ?
S’il n’existe pas de solution miracle, le meilleur moyen reste encore de s’informer sur la solidité financière de ses clients et de rédiger avec soin ses documents contractuels. S’informer sur ses partenaires commerciaux avant de traiter avec eux est un impératif de bonne gestion.
Aujourd’hui, il existe des instruments qui permettent de se faire une opinion sur l’endettement des entreprises clientes, leur solvabilité, la situation de leurs dirigeants…, notamment :
– le registre du commerce et des sociétés fournit les coordonnées des représentants légaux de l’entreprise, les personnes habilitées à engager l’entreprise et les principales caractéristiques de celle-ci, ainsi que les comptes annuels ;
– les registres tenus par le greffe du tribunal de commerce permettent d’obtenir des renseignements supplémentaires et d’avoir une vue d’ensemble des impayés du client. Les registres du privilège de la Sécurité sociale et du privilège du Trésor, par exemple, permettent de connaître les dettes non réglées de l’entreprise en matière sociale et fiscale (au-delà d’un certain montant) ;
– au bureau des hypothèques, on peut obtenir des renseignements sur la situation patrimoniale de l’entreprise ;
– la banque peut fournir certaines informations d’ordre général sur un client : une appréciation sur sa solvabilité ou l’existence d’effets de commerce impayés, par exemple ;
– les agences de renseignements commerciaux disposent d’informations sur de nombreuses entreprises.
Les documents commerciaux
Rédiger correctement les documents contractuels avant la vente ou la prestation de services est essentiel pour se faire payer, éviter les contentieux éventuels ou obtenir gain de cause en cas de procès.
– Conditions générales de vente (CGV) fournies, de préférence sur le bon de commande ou le devis : cette communication est obligatoire pour tout client qui en fait la demande. Les CGV doivent préciser le barème de prix, les conditions de règlement et les rabais et ristournes éventuels. Les conditions de règlement doivent en principe mentionner le délai de paiement des factures. Elles doivent préciser le taux des pénalités applicables en cas de retard de paiement.
– Bon de commande ou devis signé : si l’on est amené à engager une procédure de recouvrement, il sert de preuve de la réalité de la commande passée.
– Bon de livraison signé, de façon à démontrer que l’on a bien respecté la date de mise à disposition de la marchandise ou que l’on a bien expédié celle-ci.
– Facture correctement libellée, à adresser au client au plus tard à la livraison de la marchandise ou à sa prise en charge par l’acheteur.
Pénalités de retard
Si la loi n’impose pas les pénalités de retard, mieux vaut en prévoir pour inciter ses clients à respecter les délais de paiement et compenser le coût bancaire des retards. Ces pénalités doivent figurer dans les conditions générales de vente et leur taux doit être rappelé sur la facture. Elles sont exigibles dès le lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture. Enfin, un contrat de vente peut être assorti d’une clause pénale prévoyant qu’une certaine somme sera due par le débiteur en cas de non-paiement à l’échéance.
Les garanties possibles
Certaines garanties peuvent être utiles pour limiter les risques de non-paiement ou en réduire les effets. Elles peuvent porter sur les personnes ou sur les biens.
– Le cautionnement «omnibus» pour les relations commerciales suivies avec une autre entreprise. Il s’agit d’un cautionnement pour toutes les dettes relatives au marché en cause, avec un plafond. Le souscripteur doit être une société saine, ou un dirigeant de société ayant les capacités financières suffisantes.
– La garantie à première demande : fréquemment utilisée, elle se traduit pour son souscripteur par un engagement de payer une certaine somme à la première demande du bénéficiaire, sans pouvoir soulever d’objection ni d’exception. C’est une garantie relativement draconienne.
– La lettre d’intention peut être utilisée, notamment, pour demander à une société mère de se porter garante des engagements de sa filiale. Elle nécessite l’autorisation du conseil d’administration.
– Le gage et le nantissement sont des garanties portant sur des biens mobiliers. Le nantissement de l’outillage et du matériel d’équipement vendu à un client est une garantie fréquente. Si une facture n’est pas payée, cette garantie donne un droit de suite et de préférence sur le matériel vendu.
Escompte et affacturage
L’escompte, par transmission à la banque de lettres de change ou de billets à ordre, constitue, comme la cession de créances par bordereau Dailly, à la fois un mode de paiement des créances, une garantie de paiement et un crédit pour l’entreprise. Dans les deux cas, le banquier joue le rôle du factor de l’affacturage.
Il centralise les effets et crédite l’entreprise des créances qui lui sont remises, sous déduction de la rémunération du service rendu et des intérêts à courir jusqu’à la date d’échéance des créances transmises. Recourir à l’escompte permet ainsi de recevoir une avance de trésorerie. L’inconvénient ? La banque accepte seulement certains effets, ceux qui ne présentent aucun risque ! Il en est de même pour les cessions de créances loi Dailly et pour les créances cédées à une société d’affacturage.
L’affacturage offre quatre services différents : la mobilisation des créances pour être immédiatement crédité, le renseignement commercial, le recouvrement des créances, la prise en charge de l’insolvabilité des débiteurs. Les sociétés d’affacturage disposent en général d’un système informatisé de relances, d’un service crédit spécifique, d’une approche par secteurs d’activité… Évidemment, le factor se réserve le droit de faire un choix parmi les créances pour éliminer certains clients connus comme mauvais payeurs. Surtout, le coût de l’affacturage est élevé.
Attention aux signes avant-coureurs
Les signaux précurseurs d’un impayé peuvent être décelés assez tôt dans le cycle de vente, les points suivants sont particulièrement sensibles :
– une brusque modification (hausse ou baisse) du nombre de commandes
– un accroissement du nombre de réclamations et/ou conflits ;
– un turnover élevé des collaborateurs ;
– un ralentissement ou une interruption des paiements
– un retour des courriers à l’expéditeur ;
– une indisponibilité des contacts habituels.
Une action rapide peut faire toute la différence…
Le meilleur moyen pour se prémunir contre des impayés reste tout de même la souscription d’un contrat d’assurance crédit, qui permet de sécuriser dans la limite des garanties accordées les ventes sur des débiteurs.
La meilleure garantie contre les impayés est de souscrire une assurance crédit, qui outre les informations de solvabilité qu’elle va donner sur les débiteurs, va surtout indemniser le fournisseur si le débiteur ne règle pas ses créances. L’indemnisation sera déclenchée par la remise des créances impayées à l’assureur crédit sous des délais de 2 à 5 mois, et cela sans avoir à attendre que le débiteur défaillant soit placer en procédure collective.